Um documento extenso pode conter a resposta certa e continuar a ser pouco útil durante o trabalho. Se a pessoa não a conseguir localizar quando aparece uma dúvida, a organização dependerá de memória, improvisação ou da disponibilidade de um colega experiente.
A documentação deve acompanhar as situações de utilização. Uma orientação para tratar uma diferença numa entrega precisa de ser reconhecível a partir dessa diferença. Organizar tudo apenas pela estrutura interna da empresa pode obrigar o aprendiz a conhecer primeiro a organização inteira para resolver uma tarefa pequena.
Também é importante distinguir informação e autorização. Saber que existe uma alternativa não significa poder escolhê-la em qualquer circunstância. O apoio escrito deve esclarecer o limite da decisão e o caminho para obter resposta quando esse limite é ultrapassado. Caso contrário, a pessoa pode ser criticada tanto por decidir como por ter esperado.
Uma revisão depois das primeiras execuções independentes ajuda a melhorar o material. Que dúvida apareceu e não estava prevista? Que expressão não foi compreendida? Que acesso faltava? São perguntas sobre o trabalho real, não uma avaliação do tamanho do manual. A boa documentação reduz a dependência de explicações repetidas e preserva espaço para ensinar aquilo que exige demonstração, prática e conversa. Ter páginas produzidas é diferente de ter orientação utilizável.